Un resumen visual
Ver la cartera entera de un vistazo: cuántos proyectos van con retraso, cuántos al día y en qué fase está cada uno.
CNP: el comité de nuevos productos de Gutis deja el Excel y sigue su cartera de productos en tiempo real
Gutis, laboratorio farmacéutico de Costa Rica, necesitaba que su Comité de Nuevos Productos dejara de revisar un Excel línea a línea. El equipo de ComplAI le construyó una herramienta para el control en tiempo real de todos sus productos.
El comité es quien decide qué medicamentos se desarrollan
El Comité de Nuevos Productos (CNP) de Gutis sigue cada producto nuevo desde la factibilidad hasta la salida al mercado: desarrollo farmacéutico, estudios de estabilidad, estudios clínicos, registro sanitario, transferencia y comercialización. Es uno de los procesos que sostienen a los GxP: no fabrica ni libera, pero coordina el trabajo de muchos departamentos y decide cuándo llega cada producto al paciente.
La necesidad
El comité decidía sobre un libro de Excel que nadie mantenía al día, y lo necesitaba resuelto en días, no en meses.
El comité revisaba línea a línea un libro de Excel de seguimiento. Las fechas estaban escritas a mano en las celdas, también la de salida al mercado de cada producto, y nada garantizaba que un cambio de fecha dejara rastro de quién lo hizo ni por qué.
Además, en el libro la fecha real de una actividad solo quedaba fija cuando alguien la marcaba como concluida, y casi nunca se marcaba. Comparar fechas sin más pintaba en rojo casi toda la cartera: un retraso aparente de cientos de días podía significar solo que nadie había cerrado la actividad.
No hacía falta un sistema validado. Hacía falta que el comité pudiera fiarse de lo que veía, y cuanto antes. Gutis pidió cinco cosas:
De la fase al plan
Bajar de la fase al proyecto y del proyecto a su plan, hasta la subtarea concreta.
Un semáforo de retrasos
Saber qué va tarde, por proyecto y por departamento.
La fecha de salida, siempre a la vista
En todos los niveles, de la cartera a la ficha de cada proyecto.
Nada cambia sin rastro
Cada fecha que se mueve, con quién la movió, cuándo y por qué.
La solución
Un programa donde viven los proyectos con sus planes, sus responsables y sus fechas, y un seguimiento que se calcula cada vez que alguien abre la pantalla.
01 · Coordinación y comitéSe da de alta el proyecto: se elige una plantilla publicada y la fecha de arranque02 · El panelDespliega el plan entero por etapas, con sus fechas en días hábiles, y lo fija como el compromiso con el comité03 · Los equiposCada gerencia reparte las subtareas de su equipo, con uno o dos responsables cada una04 · El panelCalcula el semáforo de cada subtarea y de cada proyecto: vencido, vence en cinco días hábiles, al día o sin dato suficiente05 · Los equiposCada responsable cierra lo suyo con la fecha en que terminó, o anota cuánto lleva hecho06 · El panelManda a cada responsable un solo correo al día con lo vencido y lo que vence pronto07 · Los equiposUn responsable propone mover una fecha08 · El panelEnseña qué subtareas arrastra y si mueve la salida al mercado, antes de guardar nada09 · Los equiposConfirma con un motivo escrito, que la base de datos también exige10 · El panelAbre la sesión con el orden del día calculado: qué se ha movido, qué vence antes de la próxima y qué lleva semanas sin noticias11 · Coordinación y comitéEl comité revisa proyecto por proyecto, lo comprometido frente a lo previsto, y se valida el acta12 · El panelGuarda la foto de lo que se vio, convierte cada acuerdo con responsable y fecha en una subtarea y manda el acta al comité
- 1. AltaCoordinación y comitéSe da de alta el proyecto: se elige una plantilla publicada y la fecha de arranque
- El panelDespliega el plan entero por etapas, con sus fechas en días hábiles, y lo fija como el compromiso con el comité
- Los equiposCada gerencia reparte las subtareas de su equipo, con uno o dos responsables cada una
- 2. SeguimientoEl panelCalcula el semáforo de cada subtarea y de cada proyecto: vencido, vence en cinco días hábiles, al día o sin dato suficiente
- Los equiposCada responsable cierra lo suyo con la fecha en que terminó, o anota cuánto lleva hecho
- El panelManda a cada responsable un solo correo al día con lo vencido y lo que vence pronto
- 3. Cambio de fechaLos equiposUn responsable propone mover una fecha
- El panelEnseña qué subtareas arrastra y si mueve la salida al mercado, antes de guardar nada
- Los equiposConfirma con un motivo escrito, que la base de datos también exige
- 4. Sesión del comitéEl panelAbre la sesión con el orden del día calculado: qué se ha movido, qué vence antes de la próxima y qué lleva semanas sin noticias
- Coordinación y comitéEl comité revisa proyecto por proyecto, lo comprometido frente a lo previsto, y se valida el acta
- El panelGuarda la foto de lo que se vio, convierte cada acuerdo con responsable y fecha en una subtarea y manda el acta al comité
Todo queda en el registro: quién movió qué fecha, cuándo y por qué. Un acta validada no se reescribe: se corrige, y la versión anterior queda en el registro.
Plantillas que despliegan el plan
Cada proyecto nace de una plantilla publicada que despliega el plan por etapas, de la factibilidad a la comercialización. Corregir una plantilla es publicar una versión nueva, y cada proyecto guarda con cuál nació.
Fechas en días hábiles
Los plazos se cuentan en días hábiles con el calendario laboral de Gutis, salvo las esperas de calendario, como las cámaras de estabilidad o los plazos de una autoridad. Mover una fecha arrastra a las que dependen de ella, y el panel lo enseña antes de confirmar.
Un semáforo que no inventa
Rojo si una subtarea pasó de su fecha y sigue abierta; ámbar si vence en los cinco días hábiles siguientes; verde si no hay nada vencido. Y gris cuando no se sabe, porque el gris no es un rojo suave.
Lo comprometido frente a lo previsto
En el diagrama de Gantt de cada proyecto, cada subtarea lleva dos barras: en gris lo comprometido con el comité y en color lo previsto hoy. El retraso es la cola que asoma por la derecha, con sus días escritos.
Un copiloto de IA que solo lee
El comité pregunta en lenguaje natural por la cartera y el copiloto responde, también con gráficos y Excel cuyas cifras calcula el panel, no el modelo. No toca nada: mover una fecha sigue siendo cosa de una persona.
Beneficios
Lo que cambia para el comité y para cada equipo cuando el dato vive en un solo sitio.
Más control, en tiempo real
El estado de cada proyecto se calcula al abrir la pantalla, no cuando alguien actualiza un libro. Lo vencido se ve el mismo día, con sus días de retraso, por proyecto, por equipo y por persona: nadie tiene que esperar a la reunión del comité para saber qué va tarde.
Un dato, en todas las pantallas
El estado de una subtarea sale de una sola regla, la misma en la portada, en «Mis tareas», en el Gantt, en los avisos y en el Excel. Un número que sale distinto en dos pantallas destruye la confianza en las dos.
Cada cambio, con motivo
Mover una fecha exige un motivo, y lo exige también la base de datos. Queda quién movió qué, cuándo y por qué, y el comité ve la desviación frente a lo comprometido.
Reuniones que empiezan preparadas
Cada sesión abre con su orden del día calculado. Los acuerdos con responsable y fecha se convierten en tareas, y el acta sale por correo al validarla.
Cada uno ve lo suyo
La cartera de nuevos productos es confidencial: la entera solo la ven el comité y quien coordina el programa, y cada pantalla lo comprueba, no solo el menú. Cada gerencia ve su equipo y cada persona, sus tareas.
Además
- Dos números para dos preguntas: el plan completado, ponderado por la duración de cada subtarea, y los compromisos cumplidos, medidos contra la fecha comprometida y no contra la que se ha ido moviendo.
- Un simulador para la pregunta que el comité hace en voz alta, «¿y si esto se retrasa?»: cuántas subtareas arrastra y cuánto se mueve la salida al mercado, sin guardar nada.
- Los estudios clínicos contratados, con el plazo firmado con el laboratorio y un aviso cuando la entrega llega después de lo que el plan da por hecho.
- Un calendario de lanzamientos con la fecha que sale del plan, al lado de la que se enseñó al comité.
- Cada responsable recibe como mucho un correo al día, y solo si tiene algo que contarle. Lo vencido que no tiene responsable llega aparte a quien coordina el programa.
- Cuenta los días en la hora de Costa Rica, aunque el servidor esté en otro huso: lo que vence hoy no aparece vencido por la tarde.
«Necesitábamos dejar el Excel cuanto antes y no podíamos esperar meses a un desarrollo nuevo. Nueve días después de revisar nuestros procesos, ya presentábamos el panel al comité, con los proyectos dentro y las fechas calculadas. Y el ritmo no bajó: cuando pedíamos una modificación a ComplAI, la teníamos en días, a veces el mismo día.»
Hablemos de su proceso
Si su comité o cualquier proceso que sostiene a los GxP vive en un Excel, cuéntenos cuál y le diremos cómo lo abordaríamos.